BAB

BAB I

PENDAHULUAN

1.1     Umum

          Pemakaian komputer dewasa ini telah dirasakan demikian pesatnya, di Indonesia Komputer mulai dimasyarakatkan sekitar pertengahan dekade enam puluhan dan sejalan dengan kemajuan teknologi komputer dan informasi itu sendiri. Berbagai bidang usaha yang bergerak dalam organisasi, jasa, pemerintahan, perdagangan, pendidikan, ilmu pengetahuan, baik eksakta maupun social budaya dan lainnya telah memanfaatkan kegunaan dari keunggulan alat canggih yang disebut dengan komputer.

           Kebanyakan orang menggunakan komputer sebagai sarana pengumpulan dan memproses data ( mengkoreksi, menghitung, menyimpan ) dan membuat laporan dari data-data tersebut atau kita juga sering menyebutnya dengan system informasi.

           Sistem informasi yang digunakan pada PT. Ace Hardware Indonesia, Tbk masih menggunakan program informasi pengelolaan barang secara manual yaitu dengan faktur pengiriman atau pemasukan barang serta dalam pembuatan pengajuan permintaan barang yang masih manual dan belum dibuatkan komputerisasi dalam aplikasinya.

          

Dari permasalahan diatas, maka penulis memilih judul :

“ANALISA PENGADAAN PERKAKAS BARANG PADA

PT. ACE HARDWARE INDONESIA, TBK

DI TANGERANG”.

1.2     Maksud dan Tujuan

           Maksud dari penulisan KKP ini adalah :

a.        Melatih kedisiplinan, kejalinan, kejujuran, dan bertanggung jawab pada apa yang dibuatnya. Untuk menerapkan ilmu pengetahuan yang telah penulis dapatkan pada masa perkuliahan di masyarakat luas yang semakin berkembang dan modern ini

b.        Untuk memperbaiki dan memberikan solusi dari permasalahan yang terdapat pada system berjalan, khususnya pada bidang pengadaan stock barang dan informasi yang saat ini masih banyak sekali digunakan secara manual.

           Tujuan dari pembuatan tugas akhir ini adalah sebagai salah satu syarat untuk mengikuti tugas akhir Diploma Tiga ( DIII ) untuk program studi.

           Manajemen Informatika di Akademi Manajemen Informatika Dan Komputer Bina Sarana Informatika ( AMIK BSI ).

1.3      Metode Penelitian

  Pelaksanaan pembahasan dari metodologi penelitian dalam proses pengumpulan data yang penulis lakukan, antara lain :

a.         Observasi

            Metode ini penulis gunakan untuk meninjau secara langsung yang dilakukan dalam kegiatan kerja pada bagian informasi penjualan barang pada PT. Ace Hardware Indonesia dan sebagai penentu dalam pengambilan keputusan agar lebih akurat maka penulis menggunakan jalan riset / PKL.

b.         Wawancara

            Metode ini digunakan hanya untuk Tanya jawab dari apa yang akan dibicarakan secara langsung dan sistematis kepada orang-orang yang terkait dalam pembuatan KKP.

c.         Studi Pustaka

            Metode ini digunakan untuk menambah materi-materi dari bahasan yang sesuai dengan buku-buku mata kuliah yang sudah dijalankan dan buku-buku lain yang menyangkut dari pembahasan yang diajukan untuk melengkapi pembuatan KKP.

1.4       Ruang Lingkup

            Pada ruang lingkup tugas akhir ini penulis akan banyak membahas mengenai proses yang berhubungan dengan kegiatan administrasi dokumen yang digunakan untuk keperluan informasi pengelolaan Perkakas Barang pada PT. Ace Hardware Indonesia, Yaitu : Proses pemesanan barang, proses pengadaan barang, serta proses pembuatan Laporan.

1.5       Sistematika Penulisan

                        Sistematika penulisan laporan KKP ini terbagi dalam lima bab, yaitu :

            BAB I              PENDAHULUAN

                                    Dalam bab ini menerapkan secara umum mengenai permasalahan

yang dihubungkan dengan komputerisasi, maksud dan tujuan metode penelitian, ruang lingkup dan sistematika penulisan.   

            BAB II             LANDASAN TEORI

                                   Dalam bab ini menerapkan konsep dasar sistem dan konsep dasar penerapan peralatan pendukung ( Tools Sistem ) di dalam sistem, serta memberikan penjelasan secara teoritis peralatan ( Tools ), perancangan sistem yang meliputi DFD ( data flow diagram ) atau DAD ( diagram alir data ), kamus data ( data dictionary ).

           BAB III           ANALISA SISTEM BERJALAN

                                   Pada bab ini membahas tentang penjelasan umum, tinjauan terhadap perusahaan atau organisasi, prosedur sistem berjalan. Diagram alir data sistem berjalan, kamus data sistem berjalan, spesifikasi sistem berjalan, permasalahan, dan alternative pemecahan masalah.

           BAB IV           PENUTUP

                                   Pada bab ini dibahas hanya kesimpulan dan saran dari hasil penulisan KKP.

                                   

BAB II

LANDASAN TEORI

2.1  Konsep Dasar Sistem

       Secara sederhana suatu system dapat diartikan sebagai suatu kumpulan atau himpunan dari unsur, komponen atau variabel-variabel yang terorganisir, saling berinteraksi, saling bergantung satu sama lainnya dan terpadu. Teori sistem secara umum pertama kali diuraikan oleh Kenneth Boulding terutama menekankan pentingnya perhatian terhadap suatu bagian yang membentuk sebuah sistem.

       Penggunaan sistem biasanya membutuhkan beberapa mekanisme pemisah untuk mengurangi kerumitan koordinasi dan komunikasi. Pengendalian dalam sistem adalah berdasarkan umpan balik yang dapat digunakan untuk persyaratan pengolahan dengan mengurangi masukkan.

2.1.1  Pengertian Sistem

          Adalah sekelompok unsure yang erat hubungannya antar satu dengan yang lainnya, dan berfungsi bersama-sama untuk mencapai tujuan tertentu. Dari definisi ini dapat dirinci lebih lanjut pengertian sistem secara umum yaitu sebagai  berikut :

a.   Setiap sistem terdiri dari unsur-unsur.

b.   Unsur-unsur tersebut merupakan bagian terpadu dari sistem yang bersangkutan

c.   Unsur sistem tersebut bekerja sama untuk mencapai tujuan sistem.

d.   Suatu sistem merupakan bagian dari sistem lain yang lebih besar.

2.1.2   Karakteristik Sistem

           Sistem memiliki karakteristik sistem atau sifat-sifat tertentu, maksudnya adalah sebagai berikut :

a.         Komponen Sistem ( Components )

Adalah suatu sistem yang terdiri dari sejumlah komponen-komponen yang saling   berinteraksi, yang artinya saling bekerja sama membentuk satu kesatuan komponen-komponen sistem tersebut dapat berupa suatu bentuk subsistem.  Setiap subsistem memiliki sifat dari sistem yang menjalankan suatu fungsi tertentu dan mempengaruhi proses sistem secara keseluruhan. Suatu sistem dapat mempunyai sistem yang lebih besar, yang disebut “Supra System”.

b.         Batasan Sistem ( Boundary )

Adalah ruang lingkup sistem merupakan daerah yang membatasi antara sistem dengan  sistem yang lainnya atau sistem dengan lingkungan luarnya.

c.         Lingkungan Luar Sistem ( Environment )

Adalah segala sesuatu yang ada diluar ruang lingkup atau batasan sistem yang mempengaruhi operasi sistem tersebut.

d.         Penghubung Sistem ( Interface )

            Sebagai media yang menghubungkan sistem dengan subsistem yang lainnya.

e.         Masukan Sistem ( Input )

Adalah energi yang dimaksudkan kedalam sistem yang berupa pemeliharaan                   ( maintenance ) dan signal ( signal input ).

f.          Keluaran Sistem ( Output )

Adalah hasil dari energy yang diolah dan diklarifikasikan menjadi keluaran yang berguna. Keluaran ini merupakan masukan bagi subsistem yang lain.

g.         Pengolah Sistem ( Proses )

Adalah suatu sistem dapat mempunyai proses yang akan merubah masukan sistem menjadi keluaran.

h.         Sasaran Sistem ( Objective )

Adalah suatu sistem memiliki tujuan dan sasaran yang pasti dan bersifat deterministik. Suatu sistem dikatakan berhasil bila mengenai sasaran atau tujuan yang telah direncanakan.

2.1.3    Klasifikasi Sistem

            Sistem merupakan suatu bentuk integrasi antara satu komponen dengan komponen lainnya, karena sistem memiliki sasaran yang berbeda untuk setiap kasus yang terjadi, sistem dapat diklasifikasikan dari beberapa sudut pandang, yaitu sebagai berikut :

a.          Sistem Abstrak dan Sistem Fisik

     Sistem Abstrak adalah sistem yang berupa pemikiran atau ide-ide yang tidak nampak secara fisik, misalnya sistem theologia, yaitu hubungan antara manusia dengan Tuhan, sedangkan Sistem Fisik merupakan sistem yang ada secara fisik, misalnya sistem komputer.

b.         Sistem Alamiah dan Sistem Buatan

Sistem alamiah merupakan sistem yang terjadi melalui proses alam sedangkan sistem buatan merupakan sistem yang melibatkan interaksi manusia dengan mesin, yang disebut “Human Machine Sistem”.

c.         Sistem Deterministik dan Sistem Probabilistik

Sistem Deterministik adalah sistem yang beroperasi dengan tingkah laku yang dapat diprediksi, sedangkan sistem yang kondisi masa depannya tidak dapat diprediksikan disebut sistem probabilistik.

d.         Sistem Terbuka dan Sistem Tertutup

Sistem tertutup merupakan system yang tidak berhubungan dan tidak berpengaruh oleh lingkungan luar.

2.1.4    Pengertian Sistem Informasi Manajemen

            Menurut Lucas, ( 1993 ) adalah “sesuatu yang nyata atau setengah nyata yang dapat mengurangi derajat ketidakpastian tentang suatu keadaan atau kejadian”.

            Menurut Gordon B Davis adalah “system manusia atau mesin yang menyediakan informasi untuk mendukung operasi manajemen dan fungsi pengambilan keputusan dari suatu organisasi”.

Informasi yang baik memiliki karakteristik sebagai berikut :

a.         Relevan

Sebuah informasi yang disampaikan harus relevan yaitu ada kaitannya dengan kepentingan pihak penerima, sehingga informasi tersebut akan mendapat perhatian.   

            b.         Tepat Waktu

Pada hakekatnya makna dari informasi yang tepat waktu adalah sebuah informasi yang tiba pada manajer sebelum suatu keputusan diambil.

            c.         Akurat

Informasi yang diterima oleh pihak penerima adalah hasil pilihan dari sejumlah alternatif yang paling kecil resikonya dan paling mendekati sasaran dan tujuan.

            d.         Dapat Dipercaya

Bahwa suatu informasi harus dapat dipercaya ( reliable ) dalam manajemen, karena hal ini sangat penting.

            2.1.5    Pengertian Informasi

            Menurut Jogiyanto, ( 1993 ) mengatakan bahwa “data yang diolah menjadi bentuk yang lebih berguna dan lebih berarti bagi orang yang menerimanya”.

                        Tujuan Informasi menurut Cushing ( 1991 ) antara lain :

            a.         Kegunaan ( Usefulness )

Sistem harus menghasilkan informasi yang tepat waktu dan relevan untuk pengambilan keputusan manajemen dan operasional di dalam organisasi.

            b.         Ekonomi ( Economic )

Semua bagian komponen sistem termasuk laporan-laporan, pengendalian-pengendalian, mesin-mesin dan lain-lain harus menimbang suatu nilai manfaat setidak-tidaknya sebesar biayanya.

            c.         Keandalan ( Reliability )

Output sistem harus mempunyai tingkat ketelitian yang tinggi dan sistem itu sendiri harus mampu beroperasi secara efektif.

            d.         Pelayanan Pelanggan ( Custumer Service )

Sistem harus memberikan pelayanan yang baik/ramah dan efisien kepada para pelanggan saat berhubungan dengan langganan perusahaan.

            e.         Kesederhanaan ( Simplicity )

Sistem harus fleksibel untuk menampung perubahan-perubahan yang beralasan dalam kondisi sistem yang sedang beroperasi.

            2.2       Peralatan Pendukung ( Tools System )

            Merupakan alat yang digunakan untuk menggambarkan bentuk logika model dari suatu sistem dengan menggunakan simbol-simbol, lambing-lambang, diagram-diagram yang menunjukan secara tepat arti dan fungsinya.

            Fungsi peralatan pendukung ( Tool System ) itu sendiri adalah untuk menjelaskan kepada user bagaimana fungsi dari sistem informasi dapat bekerja dengan suatu logical model dan physical model. Logical model merupakan sistem dengan menggunakan DFD dan arus data yang ada didalam DFD dijelaskan dalam kamus data ( Data Dictionary ), Sedangkan Physical Model menunjukkan kepada user tentang bagaimana sistem secara fisik akan diterapkan.

2.2.1    DAD ( Data Alir Diagram )

            Adapun pengertian secara umum dari diagram alir data ini adalah suatu proyek yang menggambarkan suatu sistem “automat” atau komputerisasi, manualisasi atau keduanya, maka disusun dalam bentuk komponen-komponen yang saling berhubungan. Di dalam Diagram Alir Data terdiri empat komponen antara lain :

1.         Proses

Proses menggambarkan bagian dari sistem yang digunakan untuk proses pengolahan atau tranformasi data.

            2.         Lingkungan Luar

Lingkungan Luar sering di kenal sebagai entity atau external entity. Simbol ini digunakan untuk menggambarkan asal atau tujuan data.

            3.         Arus Data

Arus data di presentasikan oleh anak panah, digunakan untuk menggambarkan aliran data yang berjalan. Arus data dapat berupa :

a.   Formulir atau dokumen yang digunakan oleh perusahaan.

b.   Laporan cetak yang dihasilkan.

            4.         Simpanan Data

Simpanan data yang digunakan sebagai sarana untuk menyimpan data dan pengumpulan data.

Selain komponen-komponen yang disebutkan diatas, maka di dalam pembuatan diagram alir data juga terdapat aturan main yang baku dan berlaku dalam penggunaan diagram alir. Pada data untuk membuat model sistem sebagai berikut :

Didalam diagram alir data tidak boleh berhubungan antara external dengan external entity lainnya secara langsung.

a.         Di dalam diagram alir data tidak boleh menghubungkan data store        yang satu dengan data store dengan external entity secara langsung.

b.         Di dalam diagram alir data tidak boleh atau tidak diperkenankan menghubungkan data store dengan external entity secara langsung.

c.         Setiap proses harus ada data flow yang masuk dan juga ada data flow yang keluar.

Dalam pembuatan data alir diagram terdapat empat teknik membuat dengan menggunakan sistematika, yaitu :

1.         Memulai dengan dari yang umum atau tingkat yang lebih tinggi, kemudian diuraikan atau dijelaskan sampai yang lebih detail atau top down analysis.

2.         Jabarkan proses yang terjadi di dalam data alir diagram sedetail mungkin sampai tidak dapat diuraikan lagi.

3.         Peliharalah konsistensi proses yang terjadi di dalam diagram alir data, mulai dari diagram yang tingkatannya lebih tinggi sampai dengan diagram yang tingkatannya lebih rendah.

4.         Berilah label yang bermakna untuk setiap tombol yang digunakan seperti :

            a.         Nama yang jelas untuk external entity,

            b.         Nama yang jelas untuk external proses.

            c.         Nama yang jelas untuk external data flow,

            d.         Nama yang jelas untuk external data store,

            Langkah di dalam pembuatan Diagram Alir Data dibagi menjadi tiga tahap, yaitu:

1.         Diagram Konteks

            Diagram Konteks ini dibuat untuk menggambarkan sistem secara umum.

2.         Diagram Nol

            Diagram ini dibuat untuk menggambarkan secara terperinci, tahapan proses yang ada di dalam diagram konteks.

3.         Diagram Detail

            Diagram ini dibuat untuk menggambarkan arus data secara lebih mendetail lagi dari tahapan proses yang ada di dalam diagram nol.

2.2.2    Kamus Data ( Data Dictionary )

                       Kamus data yang di pergunakan dalam struktur analisa dan desain informasi juga merupakan suatu katalog yang menjelaskan lebih detail lagi tentang diagram alir data yang mencakup proses, data flow, dan store.

                       Kamus data di buat berdasarkan arus yang ada pada diagram alir data, diagram alir data bersifat umum dan hanya ditunjukkan nama arus datanya saja. Kamus data harus dapat mencerminkan keterangan yang jelas tentang data yang di catat, antara lain :

           1.         Arus Data

                       Arus data menunjukkan dari mana data, kemana data dan tujuan data.

           2.         Nama Arus Data

           Kamus data yang mengalir pada diagram alir data, maka nama dari arus data juga harus dicatat dalam kamus data, sehingga mereka yang membaca DAD dan memerlukan penjelasan lebih lanjut, tentang suatu arus data tertentu di diagram alir data dapat dicari dengan sangat mudah pada kamus data.

3.        Tipe Data

           Telah diketahui bahwa arus data dapat mengalir dari hasil proses ke proses lainnya. Data yang mengalir biasanya dalam bentuk laporan serta dokumen dasar atau formulir, dokumen hasil cetakan komputer laporan, tampilan di monitor, variable, parameter dan field-field.

4.        Struktur Data

           Struktur data menunjukkan arus data yang terdiri dari item data

5.        Volume

           Volume perlu dicatat di dalam kamus data adalah tentang volume rata-rata dan volume puncak dari arus data.

6.        Alias

           Alias atau nama lain dari data yang harus di tuliskan. Bila nama lain ini ada alias perlu ditulis karena data yang sama mempunyai nama yang berbeda untuk orang atau departemen yang satu dengan yang lainnya.

7.        Periode

           Periode ini menunjukkan kapan terjadinya arus data masuk kedalam sistem, proses data program dan membuat laporan.

8.        Penjelasan

           Untuk memperjelas makna dari arus data yang dicatat dikamus data dengan diisi keterangan – keterangan tentang arus data tersebut.

           Kamus data juga mempunyai suatu bentuk untuk mempersingkat arti dari simbol yang dijelaskan yang disebut Notasi. Ada dua notasi antara lain adalah :

A.       Notasi Tipe Data

           Notasi ini digunakan untuk membuat spesifikasi format masukan ataupun keluaran suatu data. Notasi yang umum digunakan antara lain :

Tabel II.1. Notasi Tipe Data

Notasi	Keterangan
X	Setiap karakter
9	Angka Numeric
A	Karakter Alphabet
Z	Angka nol ditampilkan sebagai spasi kosong
.	Titik, sebagai pemisah ribuan
,	Koma, sebagai pemisah pecahan atau decimal
-	Hypen, sebagai tanda penghubung
/	Slash, sebagai tanda pembagi

B.       Notasi Struktur Data

                     Notasi struktur data untuk membuat spesifikasi elemen data. Notasi yang digunakan adalah sebagai berikut :

Tabel II.2. Notasi Struktur Data

Notasi	Keterangan
=	Terdiri dari.
+	Dan ( And )
(  )	Pilihan Ya ( yes ) atau tidak ( no )
{ }	Interasi atau pengulangan proses.
[ ]	Pilih salah satu pilihan.
]	Pemisah dalam pilihan tanda [ ]
*	Keterangan
@	Petunjuk ( Key Field )

           2.2.4   Pengkodean

                     Menurut Dr. Jogiayanto H. M, MBA, Analisis dan Design Sistem Informasi ( Yogyakarta, Andi Offset; 1999 ) Pengkodean digunakan untuk tujuan mengklasifikasikan data, memasukkan data kedalam komputer dan untuk mengambil bermacam-macam informasi yang berhubungan dengannya. Kode dapat dibentuk  dari kumpulan angka, huruf, dan karakter-karakter khusus ( misalnya %, /, $, #, : ) dan dibagi menjadi 3 tahap, yaitu :

           1.        Kriteria Pengkodean

                     a.   Harus mudah diingat

Supaya kode mudah diingat, maka dapat dilakukan dengan cara menghubungkan kode tersebut dengan obyek yang diwakili dengan kodenya.

                        b.     Harus Unik

Kode harus unik untuk masing-masing item yang diwakilinya, unik berarti tidak ada kode yang kembar.

                        c.     Harus Fleksibel

Kode harus fleksibel sehingga memungkinkan perubahan-perubahan atau penambahan item baru dapat tetap diwakili oleh kode.

                        d.     Harus efisien

Kode harus sependek mungkin, selain mudah diingat juga akan efisien bila direkam disimpan diluar komputer.

                        e.     Harus konsisten

Bilamana mungkin, kode harus konsisten dengan kode yang telah dipergunakan.

                     f.     Harus distandarisasi

                  Kode harus distandarisasi untuk seluruh tingkatan dan departemen       dalam organisasi. Kode yang tidak standar akan mengakibatkan kebingungan, salah pengertian dan dapat cenderung terjadi kesalahan pemakaian bagi yang menggunakan kode tersebut.

           g.    Spasi dihindari

                  Spasi didalam kode sebaiknya dihindari karena dapat menyebabkan kesalahan didalam pemakaiannya.     

            h.   Hindari karakter yang mirip.

                  Karakter-karakter yang hampir serupa bentuk dan bunyi pengucapannya

                  Sebaiknya tidak digunakan dalam kode.

            i.    Panjang tiap-tiap field harus sama.

                  Masing-masing field yang sejenis harus mempunyai panjang yang sama.

2.         Manfaat Pengkodean

            a.   Memudahkan operator dalam menyiapkan tugas masukan data, sehingga waktu yang dibutuhkan relatif sedikit.

            b.   Menghemat tempat pada fasilitas penyimpanan data.

            c.   Mempercepat proses pengolahan data guna memperoleh hasil yang lebih cepat sesuai dengan permintaan yang ada.

3.         Klasifikasi Pengkodean

            a.   Kode Mnemonic ( Mnemonic Code )

                  Kode Mnemonic digunakan untuk tujuan supaya mudah diingat, kode mnemonic dibuat dengan dasar singkatan atau mengambil bagian karakter dari item yang akan diawali dengan kode ini. Kode mnemonic menggunakan huruf dan angka.

            b.   Kode Urut ( sequential code )

                  Kode urut disebut juga kode seri ( serial code ) merupakan kode yang nilainya urut antara satu kode dengan kode berikutnya.

            c.   Kode Blok ( block code )

                  Kode blok mengklasifikasikan item kedalam blok tertentu yang mencerminkan satu klasifikasi tertentu atas dasar pemakaian maksimum yang diharapkan.

            d.   Kode Group ( group code )

                  Kode merupakan kode yang berdasarkan field-field dan setiap field code mempunyai arti.

            e.   KodeDesimal ( decimal code )

                  Kode decimal mengklasifikasikan kode atas dasar 10 unit angka decimal dimulai dari angka 0 sampai dengan angka 9 atau dari 00 sampai dengan 99 tergantung dari banyaknya kelompok.